Lingkungan Organisasi dan Kelebihannya

LINGKUNGAN ORGANISASI DAN KELEBIHANNYA

Lingkungan organisasi dapat dibedakan menjadi :
1. Lingkungan Spesifik atau Khusus (Specific Environment)
2. Lingkungan Umum ( General Environment)

a. Lingkungan Spesifik/Khusus (Specific Environment)
Lingkungan spesifik/Khusus ini akan mempengaruhi operasional organisasi secara langsung. Lingkungan ini disebut juga stakeholder. Ada 2 macam Lingkungan Langsung, yaitu :

1. Lingkungan langsung eksternal
Lingkungan langsung eksternal merupakan pihak-pihak yang mempengaruhi nasib organisasi secara langsung, dan berada di luar organisasi. Pihak-pihak tersebut antara lain :
a. Konsumen , yaitu pihak yang membutuhkan output dari organisasi. Konsumen mempengaruhi organisasi secara langsung karena mereka yang akan membeli dan memakai produk dan jasa yang dihasilkan oleh suatu organisasi. Oleh karena itu, diperlukan suatu strategi melalui pengamatan yang reaktif dan proaktif dalam mencermati segala keinginan dan kebutuhan pelanggan. Pengamatan reaktif adalah memusatkan perhatian pada kecenderungan dan masalah pelanggan setelah kejadian, misalnya mendengarkan keluhan pelanggan. Pengamatan proaktif adalah memperkirakan kejadian, kecenderungan, dan masalah sebelum hal itu terjadi atau sebelum pelanggan mengeluh.
b. Pemasok, yaitu pihak-pihak yang memeberikan input bagi organisasi. Baik dalam bahan baku, sumber dana, sumber daya manusia, maupun informasi yang diperlukan organisasi.
c. Pesaing, yaitu perusahaan di dalam industri yang sama dan menjual produk atau jasa kepada pelanggan. Seringkali perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan usaha tergantung pada apakah perusahaan telah memberikan pelayanan yang lebih baik dibanding para pesaing. Untuk itu perusahaan perlu melakukan suatu analisis bersaing yaitu, menentukan siapa pesaingnya,mengantisipasi pergerakan pesaing, serta mempertimbangkan kelebihan dan kelemahan pesaing.
d. Pemerintah, berpengaruh langsung terhadap organisasi melelui penetapan hukum dan perundang-undangan
e. Lembaga keuangan, lembaga keuangan ini sangta dibutuhkan perusahaan untuk menjaga dan memperluas kegiatan-kegiatannya seperti pendanaan untuk membangun fasilitas baru, dan membeli peralatan baru, serta pembelanjaan operasi-operasinya.
f. Pihak-pihak lainnya seperti serikat pekerja atau asosiasi organisasi sejenis.

2. Lingkungan langsung internal
a. Pekerja
Pekerja merupakan sumber daya organisasi. Jika karyawan dan organisasi atau manajer mempunyai tujuan yang sama maka organisasi akan berjalan dengan efektif. Tetapi kondisi tersebut tidak mudah dijelaskan dan dilaksanakan. Akibatnya sering terjadi tarik menarik kekuatan antara keduanya. Contoh: Manajemen tidak membayar upah sesuai upah minimum.
Beberapa alternatif dikembangkan untuk menyamakan kepentingan karyawan dan manajemen. Salah satu cara adalah ESOP (Employee Stock Ownership Plan), dimana karyawan, baik langsung maupun tidak langsung memiliki saham peusahaan di tempat mereka bekerja.
b. Dewan Komisaris
Komisaris ditunjuk untuk mewakili kepentingan pemegang saham, biasa dijumpai pada perusahaan dengan bentuk PT. Tugas pokok komisaris adalah mengawasi manajemen, memastikan manajemen bekerja untuk mencapai tujuan organisasi.
c. Pemegang Saham
Pemegang saham memberikan modal ke perusahaan dalam bentuk penyertaan. Dengan demikian mereka memiliki peusahaan dan mempunyai hak dan kewajiban. Hak mereka antara lain berbagi (share) keuntungan. Kewajiban mereka antara lain menanggung resiko perusahaan.
d. Jaringan Stakeholder
Pihak-pihak yang telah disebutkan, yang menentukan nasib perusahaan (stakeholders), membentuk jaringan antar stakeholder dan dengan organisasi. Contoh, pemegang saham menunjuk dewan komisaris, kemudian dewan komisaris mengawasi kerja manajemen dan prestasi organisasi. Stakeholder juga berperan ganda. Karyawan organisasi akan menjadi stakeholder sebagai karyawan dan juga sebagai stakeholder konsumen. Disamping itu stakeholder yang berbeda dapat bersatu apabila memperjuangkan hal yang sama. Contoh, konsumen yang menginginkan informasi produk yang tidak menyesatkan maka mereka dapat bekerjasama dengan pemerintah. Kepentingan stakeholder tidak selalu sama, bahkan sering berbeda. Contoh, pemegang saham menginginkan tingkat keuntungan yang tinggi. Konsumen menginginkan kualitas dengan harga murah.
b. Lingkungan Umum (General Environment)
Lingkungan umum organisasi meliputi semua kondisi dasar yang ada di luar organisasi, walaupun tidak mempengaruhi organisasi secara langsung, lingkungan ini harus dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan. Yang termasuk lingkungan khusus:
a. Variabel Ekonomi
Jika suatu perekonomian mengalami resesi, organisasi akan semakin sulit bergerak. Manajer dapat melihat indikator-indikator ekonomi untuk melihat kondisi ekonomi yang ada, diantaranya: tingkat inflasi, tingkat pengangguran, jumlah uang beredar, kurs rupiah terhadap uang asing, tingkat bunga, RAPBN, dan devisa negara.
b. Kondisi sosial-budaya, misalnya:
• Demografi
Demografi menyangkut struktur kependudukan di lingkungan organisasi berada. Perubahan demografi akan menyebabkan kesempatan sekaligus ancaman bagi organisasi tergantung bagaimana organisasi mengantisipasi perubahan tersebut. Misalnya, perpindahan penduduk dari desa ke kota. Gelombang organisasi ini menimbulkan bisnis tertentu.
• Gaya hidup
Gaya hidup merupakan manifestasi keluar yang nampak dari sikap dan nilai seseorang. Gaya hidup suatu masyarakat akan berubah-ubah. Contoh, dengan semakin banyaknya pasangan rumah tangga yang bekerja semua, memunculkan kesempatan penitipan bayi/anak kecil, makanan siap saji (instant).
• Nilai yang berlaku di dalam masyarakat, yang merupakan nilai sosial yang berlaku si dalam masyarakat.
Nilai sosial akan berpengaruh pada organisasi. Di setiap negara mempunyai nilai yang berbeda beda. Masyarakat bisnis yang sukses di Amerika adalah yang mempunyai daya saing individual yang tinggi, di Indonesia adalah mengandalkan pada jaringan kerjasama bisnis yang berati membutuhkan ketrampilan sosial yang tinggi dan kurang menonjolkan gaya kompetisi, dan di Jepang lebih menonjolkan kerjasama.
c. Variabel Teknologi
Perubahan teknologi akan merubah cara kerja organisasi, dan juga memunculkan stakeholder baru. Perubahan yang diakibatkan oleh teknologi lebih tenang dibandingkan dengan perubahan yang terjadi oleh revolusi politik.
d. Politik dan Hukum
Banyak peraturan perundang-undangan yang mempengaruhi organisasi dihasilkan melalui proses politik. Politik Internasional juga akan mempengaruhi kegiatan suatu organisasi. Karena itu perubahan politik di negara partner perdagangan utama harus diperhatikan oleh manajer.
e. Dimensi Internasional
Dimensi internasional menjadi semakin penting di era globalisasi. Perekonomian negara-negara di dunia menjadi semakin terbuka. Perusahaan dengan logika global akan mencari sumberdaya dimana saja di dunia dengan tujuan mengopimalkan penggunaan sumberdaya. Perusahaan mencari modal di eropa karena labih murah, mendirikan pabrik di Indonesia karena tenaga kerja murah, menjual produknya di AS karena pasar yang besar. Persaingan produk impor jelas akan mempengaruhi podusen lokal.
f. Pesaing
Pertumbuhan para pesaing yang semakin merajalela dapat menimbulkan ancaman dan tantangan sehingga perusahaan mampu memunculkan peluang bagi perusahaan atau organisasi yang ada.
g. Peraturan Pemerintah
Pemerintah dapat mempengaruhi organisasi atau perusahaan melalui kebijakan-kebijakannya.
Budaya Organisasi (Organization Culture)
Budaya organisasi merupakan sistem dari kepercayaan dan nilai yang dikembangkan dalam organisasi dan menjadi panutan bagi tingkah laku anggota organisasi tersebut. Budaya organisasi terbagi menjadi dua tingkat, yaitu:
1. Observable culture merupakan budaya organisasi yang dapat dilihat jika kita berada dalam satu organisasi, baik sebagai katyawan, konsumen, atau pengunjung. Observable culture meliputi :
a. Stories : cerita tentang kejadian-kejadian penting dalam organisasi di masa lampau
b. Heroes : orang yang dihormati dalam organisasi karena suatu hal, mis; pencapaian prestasi yang amat baik
c. Rites and ritual ; acara-acara khusus untuk memperingati suatu kejadian dalam organisasi
d. Symbols : bahasa khusus atau ekspresi non-verbal untuk mengkomunikasikan tema penting dalam organisasi
2. Core Culture merupakan kepercayaan tentang bagaimana seharusnya bersikap dalam organisasi
Budaya Ganda (Multicultural Organization)
Multicultural organization merupakan organisasi yang berdasarkan pada keragaman dan sangat menghormati perbedaan (ras, gender, umur, dan karekteristik individu lainnya). Karakteristik organization multicultural :
• pluralism:anggota mayoritas dan minoritas sama-sama mempengaruhi nilai-nilai dan kebijakan penting organisasi
• structural integration: anggota minoritas dapat diterima di semua level
• informal Network Organization : berbagai bentuk mentoring dan dukungan bagi pengembangan karir anggota minoritas
• absence of prejudice and discrimination : tidak adanya diskriminasi dalam pembagian tugas- tugas
• minimum intergroup conflict:tidak ada konflik dikarenakan perbedaan antar anggota organisasi.
Keunggulan Kompetitif melalui Kualitas
Konsumen selalu menginginkan produk atau jasa yang berkualitas jika mereka membeli produk atau jasa tertentu. Persaingan di dunia global telah menimbulkan dorongan untuk mendapatkan standard kualitas yang dapat diakui secara internasional. Salah satuntya dengan mendapat sertifikat ISO CERTIFICATE, yaitu sertifikat yang memberikan jaminan bahwa organisasi tersebut telah menjalankan sistem mutu yang baik dalam prosesnya. Ada juga konsep Total Quality Management (TQM), di mana harus ada komitmen organisasi untuk melakukan continues improvement, meningkatkan kualitas produk, dan memperlihatkan kebutuhan konsumen. Organisasi juga dapat membentuk Quality circle, yaitu kelompok karyawan yang secara periodik berdiskusi tentang bagaimana cara untuk meningkatkan kualitas produk atau jasa organisasi mereka.
Keunggulan Kompetitif melalui Manajemen Operasional
Keunggulan kompetitif perusahaan dapat dibangun diatas salah satu dai 3 disiplin nilai.
• Pertama, operasional prima (operational excellence). Perusahaan yang menggunakan strategi ini berupaya mencapai biaya paling efisien pada setiap proses bisnis yang menghasilkan kualitas barang dan jasa yang sesuai dengan harapan pelanggan.
• Kedua, keakraban dengan pelanggan (customer intimacy). Perusahaan yang menggunakan strategi ini mempertahankan bisnis dengan menunjukkan pemahaman luar biasa pada kebutuhan dan harapan pelanggan melebihi rata-rata competitor.
• Ketiga, produk atau layanan yang senantiasa inovatif dan terdepan (product leadership). Perusahaan yang menggunakan strategi ini membangun keunggulan kompetitif dengan terus-menerus menciptakan produk atau layanan yang paling canggih, paling baik, paling inovatif.
Manajemen puncak, manajemen madya, dan karyawanperlu memahami implikasi setiap strategi. Perbedaan tema strategi membutuhkan seperangkat indicator keberhasilan (key performance indicator – KPI) yang berbeda pula.
Pada perusahaan dengan orientasi operasional prima (operational excellence), pekerjaan rumah manajemen ialah memastikan seluruh karyawan untuk selalu berpikir mengenai efektifitas biaya.
Pada perusahaan dengan orientasi keakraban pelanggan (consumer intimacy) harus dipastikan bahwa semua karyawan memahami dengan benar arti penting pelanggan. Siapakah pelanggan, bagaimana perilaku pelanggan yang dihadapi, hal-hal apa yang disukai pelanggan, apa yang membuat pelanggan tidak puas dan lari, bagaimana menciptakan customer delight,bagaimana membuat para pelanggan loyal, bagaimana meningkatkan wallet share pelanggan, bagaimana memaksimalkan profitabilitas pelanggan, dan seterusnya.















Penutup
Organisasi harus selalu memperhatikan pihak-pihak yang mempengaruhi oraganisasi, baik secara langsung maupun secara tidak langsung. Pihak-pihak yang mempengaruhi organisasi secara langsung disebut specific environment, yang terdiri dari lingkungan langsung eksternal seperti konsumen dan supplier, dan lingkungan langsung internal seperti karyawan. Pihak-pihak yang mempengaruhi organisasi secara tidak langsung disebut general enveironment, yang harus tetap diperhitngkan oleh organisasi.
Sehubungan dengan internal environment, di dalam organisasi terdapat budaya organisasi, yang terbagi dua tingkat, yaitu core culture dan observable culture. Budaya organisasi dapat mempengaruhi perilaku individu dalam organisasi.



















Daftar Pustaka

Wiludjeng SP, Sri. 2007. Pengantar Manajemen Edisi Pertama. Graha Ilmu. Yogyakarta.
www.google.com
www.wikipedia.com
www.gunadarma.ac.id